Publicado por Redação em Gestão do RH - 27/11/2024
Como reuniões improdutivas afetam o sucesso das empresas
Em um mercado cada vez mais dinâmico, no qual o tempo se torna um ativo imprescindível, a produtividade é fator crucial para as empresas. Ela aumenta a competitividade, maximiza os recursos financeiros; traz mais inovação e adaptabilidade; melhora a satisfação do cliente; aumenta a retenção de talentos e torna as práticas empresariais mais sustentáveis do ponto de vista ambiental. Ou seja, quando a organização é mais produtiva, ela se coloca no caminho certo do crescimento e do sucesso.
De acordo com a consultora organizacional, coach executiva com mais 20 anos de experiência em transformação cultural e desenvolvimento de times de liderança e autora do livro “O poder dos times AAA”, Caroline Marcon (capa), as reuniões corporativas são dos grandes desafios para que a produtividade nas organizações seja efetivamente implementada e faça a diferença nos resultados das empresas. Isso porque, segundo ela, dificilmente as reuniões conseguem atacar os principais pontos de preocupação levantados pelos integrantes da organização de forma eficiente, com as discussões, muitas vezes, perdendo-se na prolixidade dos participantes.
“As queixas mais comuns entre os profissionais que fazem parte de reuniões é que elas são longas demais, pouco objetivas ou participativas, especialmente quando alguém decide monopolizar o espaço de falta”, explica a consultora organizacional.
Segundo ela, os monopolizadores são talvez o principal impeditivo para que a reunião tenha um desfecho positivo. A coach executiva afirma que os presentes tendem a ficar desengajados e ansiosos para que a reunião termine o mais rápido possível diante de participantes que interrompem os colegas a todo instante, querem dar opinião em tudo, fazem perguntas demais e adoram ouvir a própria voz.
Para evitar que alguém atrapalhe a reunião com sua verborragia, Caroline recomenda algumas ações que podem fazer toda a diferença no sentido de manter o foco dos debates, otimizar o tempo, garantindo que os participantes saiam com as informações e orientações necessárias para desempenhar da melhor forma seu trabalho. Entre as dicas sugeridas pela consultora organizacional está o estabelecimento de objetivos claros para a pauta. Para defini-los eficazmente o líder deve, entre outras ações: entender a necessidade da reunião, definir o resultado esperado; e ser específico e mensurável.
A especialista em liderança recomenda também determinar pequenas regras de convivência, para que a reunião seja mais produtiva e participativa para todos. “Algumas são especialmente importantes como não repetir o que já foi dito por um colega; manter o foco na pauta; e não interromper a fala dos outros”, diz.
Além disso, segundo a coach executiva, o responsável pela reunião pode limitar o tempo de contribuição de cada um, monitorando-o para que ninguém se exceda. Se mesmo assim, complementa Caroline, o monopolizador estourar o tempo, mude o rumo e o ritmo da reunião de maneira educada. “Agradeça a contribuição daquele que excedeu o tempo e diga que gostaria de ouvir as opiniões dos outros membros presentes”, recomenda.
Por fim, Caroline ressalta que os objetivos e as regras de convivência devem ser estabelecidas e comunicadas logo no início da reunião, de forma clara e direta. “É importante limitar o espaço do monopolizador antes da apresentação de opiniões e informações começar. Dessa forma, garante-se que as reuniões sejam utilizadas no seu pleno potencial, como um espaço criativo de solução de problemas e engajamento do time”.
Fonte: RH pra VOCÊ (Redação)
Foto de capa: por Teresa Sá
